「経営しているゲストハウスをもっと利益アップをしていきたい」
「無人でのゲストハウス経営を成功させたい」
このように悩んでいるゲストハウス経営者の方もいるのではないでしょうか。
実は、必要な準備さえ整えれば無人化経営は可能です。とはいえ、そのデメリットも理解した上でシステムの導入などを進めていく必要があります。
本記事ではゲストハウスの無人経営のメリットや、実現するために必要となる準備や流れを徹底解説します。ぜひ最後まで御覧ください。
ゲストハウスの無人経営のメリットとデメリット
ゲストハウスを無人化させることでコストの削減に繋がります。また、24時間365日いつでもゲストハウスの運営ができるようになるので、より顧客に寄り添ったサービスを展開できるようにもなります。
しかし、無人化によってセキュリティ上の問題が生じたり、何かトラブルが発生した時に迅速に対応出来ない点はデメリットともいえます。
ここではゲストハウスを無人経営するメリットとデメリットをそれぞれ詳しく解説していきます。
メリット
ゲストハウスを無人化することによるメリットは3つあります。
1つ目はコストの削減です。 無人経営にすることで、従業員の給料や労働費用などの人件費を大幅に削減することができます。無人化による最大のメリットはコスト面と言っても過言ではありません。
2つ目は24時間365日いつでも営業が出来る点です。これにより、夜間や早朝にも宿泊者を受け入れることができるようになります。ゲストハウスの顧客の中には夜間や早朝にチェックインをしたいというニーズを持った人も一定数います。
時間を制限するよりは、無人化経営の方が対応できる時間が広がるため、より多くの宿泊者を受け入れることができます。これによる売上アップも見込めるでしょう。
3つ目は自由度の高いスタイルを提供できることによる顧客満足度の向上です。 無人経営のゲストハウスは、自分のペースでチェックインやチェックアウトができ、快適な滞在をすることができます。
そのため、顧客満足度の向上も可能です。リピーターを増やすことに繋がる可能性もあるでしょう。
デメリット
一方で、無人化経営によるデメリットもあります。まずは、無人で対応させるためにはシステムの導入が必要不可欠です。そのため一定額の初期投資が必要となります。
1つ目はセキュリティの問題です。無人経営のゲストハウスは、セキュリティ上の問題が生じる可能性もなくはありません。誰でも宿泊可能になってしまう故に、不審な人物が入り込んでしまったり、トラブルやトラブル解決に関する問題が生じた場合に、すぐに対応することができなかったりする場合があります。
2つ目は、接客やサービス面での差別化が出来ないという点です。宿泊者が困ったことや不満なことがあった場合に、すぐに対応することができないため、宿泊者の満足度が低下する可能性があります。
そのため、セキュリティ対策を徹底する、緊急時に対応してくれる電話窓口を設けるなどをして、顧客が安心して宿泊できるような準備が必要です。
以上が、ゲストハウスを無人経営するメリットとデメリットになります。実際に運営する場合には、それぞれのメリット・デメリットを考慮した上で、最適な運営方法を選択することが大切といえます。
無人運営を実現するために必要なもの
実際にゲストハウスを無人経営する際には、必要な機器を揃えたり管理体制を整えておく必要があります。それは下記のとおりです。
- セルフチェックインシステム
- スマートロック
- 問い合わせへの対応体制
- PMSとのシステム連携
それぞれ詳しく解説していきます。
セルフチェックインシステム
まずは宿泊客が自分でチェックインをするためのシステムや機器が必要です。
セルフチェックインシステムとは、宿泊客のスマートフォンやゲストハウスの入り口に設置したタブレット端末からチェックインが可能なシステム。画面上でチェックインする人の本人確認も出来るのでセキュリティ対策も万全です。
基本的にはオンラインでの事前決済が主要ですが、現地での決済も可能とするならば精算するための機能や専用機器も必要となってきます。
このようなITツールに慣れていない宿泊客も一定数いるため、Webサイト上にチェックインの方法を明記しておく、もしくは設置している端末付近にマニュアルを設置しておくのがよいでしょう。
スマートロック
次に、ゲストハウスのルームキーとして使うのがスマートロックです。
スマートロックは先述したセルフチェックインシステムでチェックインした後に、対象の端末に送られてくる暗証番号を使って開錠ができる鍵のことです。番号のほかにも、専用アプリを使用したり、SuicaやPASMOなどのICカードを利用して開錠・施錠がおこなえるものもあったりします。
鍵をなくしてしまうということがないので、鍵交換費用などが発生しないのもポイント。基本的にはオートロックの機能が装備されているものがほとんどなので、鍵のかけ忘れの心配も有りません。運営側にも利用客側にもどちらにもメリットがあるといえるでしょう。
また、近年は取り付けるための工事を必要としない「後付け型スマートロック」も普及しています。そのため、古い古民家をリノベーションしてゲストハウスをしているところや賃貸物件でも気軽に導入することが出来ます。
問い合わせへの対応体制
宿泊客には海外から来た宿泊客や初めてゲストハウスを利用する人もいるでしょう。そのような人たちが安心して滞在ができるように、寄せられる問い合わせへの対応体制を整えておくのも重要です。
自社内で対応できる体制を整えられれば最適ですが、難しい場合は外注も可能です。24時間対応してくれる運用代行会社の利用を検討してもよいでしょう。宿泊客が安心・安全に滞在できるようにするには、警備会社と連携をしておくのもおすすめです。
また、ゲストの状況を常に把握できるように、遠隔から情報を受け取れるような仕組みを作っておきましょう。
PMSとのシステム連携
PMSとはホテル管理システムのことです。宿泊を希望している客の部屋割りや空室の管理、顧客情報の管理や売上の記録など、宿泊事業をおこなう上で発生する様々な情報を集約できるシステムとなっています。
すでにPMSを利用しているという場合は、セルフチェックインシステムやスマートロックがシステムとの連携に対応しているか確認するのがよいでしょう。根幹となるPMSとセルフチェックインシステムやスマートロックを連携しておくことで、対応の業務をより軽減し、自動化させることが可能です。
無人経営の流れを徹底解説
ここではゲストハウスの無人経営の流れを解説します。
①ゲストによる宿泊予約
まずはゲストからの宿泊予約が入ります。
サイトコントローラーを利用すると複数のサイトを往復する必要がないため、より予約管理がスムーズになります
②管理システムで客室確保、自動メッセージ送信
宿泊客が希望した客室の確保が完了したら、その旨をメールなどで連絡しましょう。ここはシステム内で自動返信で対応させることも可能です。
また、客室確保完了メールと同時に事前決済の案内をすると料金の支払いもスムーズです。運営側はチェックインの日に決済が完了するように管理をしておきます。
③ゲストの本人確認
チェックインの日が近くなったら、ゲストの本人確認を行いましょう。免許証やマイナンバーカード、パスポートなどの画像をアップロードしてもらい、予約された内容と相違がないかを確認します。
また、一般的なホテルや宿泊所は、チェックイン前に紙の宿泊台帳に名前や住所を記入してもらう作業が発生します。旅館業法で義務付けられているため、この業務は必須です。そのため、ゲストの本人確認が終わったらそのままオンライン上で記帳を案内するのがおすすめです。
④ゲストへの客室番号やスマートロック解除キーの案内
本人確認が完了したら、次はスマートロックを解除するためのキーナンバーを案内します。
発行されたパスワードをチェックイン前にメールで伝えることで、チェックイン時に鍵の受け渡しが不要になります。もちろん、メールは自動で送信が可能です。
複数の部屋があるゲストハウスを運営している場合は、ゲストへ割り振った部屋番号と一緒に案内するとスムーズでしょう。
⑤チェックインとチェックアウト
あとは宿泊客のチェックインを待つだけです。そして予約した宿泊期間が終了し、チェックアウトしたら終了です。
パスワード式の鍵を使用していれば、鍵の受け渡しや返却もありません。料金も事前に決済が終わっている状態ですので、精算も必要ありません。
これで人を介するチェックイン/チェックアウト業務を完全になくし、無人でゲストハウスの運営ができるようになります。
無人ゲストハウス運営を実現するMINCANとは
mincanはゲストハウスの無人経営を実現する、宿泊経営に特化したクラウドサービスです。
顧客の情報管理はもちろん、施設の運営管理をしたり、ユーザー向けの予約ページの作成なども可能で、施設運営に関連する作業を効率化しながらコスト削減に期待ができるシステムとなっています。
mincanに実装されている機能は下記のとおりです。
- チェックイン・チェックアウトの管理
- 入出金管理
- 顧客管理
- 予約管理
- 施設管理
- プラン管理
- 部屋割り
- 清掃管理
- サイトコントローラーや外部システムとのSPI連携
楽天トラベルやじゃらんなどの大手宿泊サイトとも連携できるので、様々なサイトを行ったり来たりせず、mincanひとつで情報を管理できます。クラウドサービスのため、他拠点との連携もスムーズにできるので業務効率のアップも見込めます。
無人化で効率の良いゲストハウス経営を実現しよう
この記事ではゲストハウスの無人経営のメリットや、実現するために必要となる準備や流れを解説しました。
無人化経営は運営・宿泊客どちらにとっても非常に便利な一方で、宿泊客に対する十分な配慮がされていないとかえって不満が募り、顧客満足度の低下を招きかねません。そのため、安心・安全に宿泊できるように環境を整えることが大切です。
本記事で紹介したmincanはすべての情報を一箇所に集約でき、施設管理を効率化出来るシステムです。無人化に必要なセルフチェックイン機能も備えているため、フロント業務を簡素化することができます。
mincanではゲストハウスの無人化経営を目指している経営者向けに詳しい資料をご用意しています。まずは気軽にお問い合わせください。
