アクティビティ事業を運営する事業者にとって予約管理は非常に大切な業務ですが、その重要性やメリットについてご存じでしょうか。また、予約管理を効率化させるために、予約システムの導入を検討している方もいるでしょう。
この記事では、アクティビティ事業者における予約管理の重要性や、予約管理システムでできることについて詳しく解説しています。
予約管理システムの選び方についても紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。
アクティビティ事業者における予約管理の重要性
予約管理は、アクティビティ事業者にとって非常に重要な業務です。しかし、予約管理にどのようなメリットや重要性があるのかよくわかっていないという方もいるのではないでしょうか。
ここでは、アクティビティ事業者における予約管理の重要性を解説します。
スムーズな予約受付システムの構築
予約管理を適切におこなうことで、スムーズな予約受付システムを構築できます。
予約管理により、顧客の予約状況をリアルタイムで把握でき、予約の数や時間帯、予約者の情報をデータベース化すれば、顧客に対し円滑な対応が可能です。顧客が予約をキャンセルした場合にも、情報をすぐに把握できるため、その後の対応も迅速におこなえます。
また、予約管理を実施し予約状況を適切に把握できれば、従業員の配置やシフトの調整がスムーズにできます。予約状況に応じ、従業員の人数や稼働時間を適切に調整し、効率的な運営をすることが可能です。
さらに、予約管理を適切におこなうことで、予約時にアクティビティ当日必要な情報や持ち物などを事前に伝えられます。予約管理をおこなうことは、顧客がよりアクティビティを満喫できる環境を整えることにも繋がります。
キャパシティの管理
アクティビティ事業者が予約管理を適切におこなうことで、施設の最適なキャパシティを設定でき、収益アップに結び付けることが可能です。
顧客の予約状況に基づきキャパシティを調整すれば、施設の利用率を最大化し、キャパシティを超えることなく収益性を向上させられるでしょう。
また、予約状況をリアルタイムで把握できれば、キャパシティが超過しそうな場合は予約を受け付けないようにするなど適切な対応が可能です。予約のキャンセルが出た場合には、キャンセル待ちの顧客に素早く連絡することも可能となり、空き時間を最大限に活用することにより収益向上に繋げられるでしょう。
スケジュール調整
アクティビティ事業者は、予約を取る顧客のスケジュールや施設の利用状況に合わせて、スタッフや施設の利用時間を調整する必要があります。予約管理を適切におこなうことで、スケジュール調整を容易にすることが可能です。
顧客が予約する際に、リアルタイムで予約状況が把握できるようにしておくことで、顧客は自分のスケジュールに合わせた予約が取りやすくなります。予約確定後に変更したい場合でも、簡単に変更ができるようにしておくことで、顧客のストレスを軽減させられるでしょう。
また、予約の多い時間をあらかじめ把握しておくことで、需要が高い時間を予測でき、従業員のシフト調整も可能です。予約管理システムによっては、予約プランとエリアを連動させ、ダブルブッキングを防止する機能が備わっているものもあります。
支払管理
オンライン決済ができる予約管理システムを取り入れれば、支払いを自動化できます。
予約確定後に自動的に請求書を送信し、支払いが完了すると自動的に予約情報が確定する仕組みを導入することにより、手動で支払い処理をする手間や、遅延などのトラブルを防ぐことが可能です。
また、予約時に支払情報を登録してもらうことで、支払漏れや支払不足などの問題を未然に防止できます。支払に関するトラブルが発生した際にも、予約情報や支払い情報をリアルタイムで把握できるため、素早く対応することが可能です。
オンライン決済の導入により、無断キャンセルや支払いの手間を軽減させられ、他の業務により多くの時間を使えるようになります。
アクティビティ予約管理システムとは
予約管理システムとは、アクティビティ事業を運営する事業者が利用を希望する顧客に対しパソコンやスマートフォンなどからオンラインでの予約受付を可能にするシステムです。少子高齢化などにより労働力の不足が予測されることから、予約システムは予約業務に関わる業務負荷を軽減できるとして注目を集めています。
電話やメール、各種予約サイトなど複数の方法で予約を受け付けている場合、予約管理システムを導入すれば、予約管理を一元化できます。従来は手作業で処理していた業務を自動化できるため、大幅な業務効率化を実現させられるでしょう。
また、予約管理システムは予約機能だけでなく、自動メール送信や顧客管理、オンライン決済など予約業務に関わる様々な機能が備わっていることが多いです。様々な種類のシステムがあるため、導入する際には自社に合うシステムを選ぶことが大切です。
予約管理システムでできること
アクティビティ事業を運営している方で、予約管理システムの導入を検討しているが、どのような機能があるのかよく分からない、という方もいるでしょう。
ここでは、予約管理システムでできることを紹介します。どのような機能が使えるのかを把握しておくことは、実際に導入するシステムを選ぶ際にも重要な知識となるので、理解しておきましょう。
予約受付や予約変更
予約管理機能では、予約状況をリアルタイムで把握でき、システム上で予約の一元管理ができます。管理画面上で予約時間や空き時間を一目で確認できるため、業務効率化の実現が可能です。
予約システムの中には、顧客が予約できる予約枠の設定ができるものもあります。カレンダーのような枠組みや、時間タイプ、日付タイプなどツールによって様々なタイプが用意されています。また、予約時の入力項目や予約プランの金額設定ができるツールもあり、サービスに応じて柔軟にカスタマイズすることも可能です。
予約変更機能では、一度受け付けた予約を顧客が変更したりキャンセルしたりできます。顧客にとって簡単に予約を変更できることは、システムの使いやすさや満足度向上にも繋がるポイントでもあるため重要です。キャンセル待ち機能が搭載されているシステムもあり、キャンセルが発生した際に新たな予約を自動で受け付けられ、機会損失を防げます。
情報の一元管理
予約管理システムでは、顧客の情報や予約履歴の一元管理が可能です。
顧客の性別や年齢、居住地などのユーザー属性データと、予約の頻度や利用傾向、好みや支払金額などの予約データを関連付けて管理できます。顧客情報を活用し、ユーザー満足を向上させるための施策を考えることや、ターゲットを絞ったマーケティングの実施が可能です。
顧客情報だけでなく、予約のプラン管理や清掃管理、部屋割り管理や入出金管理など、アクティビティ事業者にとって便利な機能が搭載されているシステムもあります。さらに、企業や団体向けにサービスを提供している事業者向けに、ユーザーの一括登録ができるシステムもあります。
複数施設の管理
予約システムによっては複数施設を管理できるものもあり、登録された複数施設の予約状況をひとつの画面で確認することが可能です。各店舗の従業員には予約の閲覧権限のみを付与できるなど、権限の管理をできるシステムもあります。また、各施設ごとの予約状況や利用状況などをCSVデータなどでダウンロードできるものもあるため、施設ごとの分析を実施したい場合にも有効です。
複数施設の管理機能は、複数のゲストハウスや宿泊所を運営している事業者にとって非常に便利な機能と言えます。システムによっては登録できる施設数に限りがある場合もあるため、導入する際は確認が必要です。
システムのよっては独自の予約サイトが生成できることも
システム上に業種や営業時間、プラン登録をすると、自動で予約サイトが生成できるものもあります。予約サイトを使わなくてもホームページ上に予約ページの作成ができるため、導入も簡単です。
自社ホームページに予約サイトを一緒に掲載すれば、ホームページを見てそのまま予約する顧客も増えるでしょう。また、予約を自動で受け付けられるため、受付作業を省くことができ、業務を効率化させられます。ホームページに訪れたユーザーがどのくらい予約しているかを確認することにより、顧客データ分析をすることも可能です。
独自の予約サイトが作れるシステムを選ぶことで、利用率や売上アップが期待できるでしょう。
アクティビティ予約管理システムの選び方
「予約管理システムを導入したいが、種類が多すぎてどれを選べばよいか分からない」
「どんな基準でシステムを選ぶべきか迷っている」
このようなお悩みをお持ちの方もいるでしょう。
ここでは、予約管理システムの選び方を紹介します。導入する際の参考にしてみてください。
オンライン決済に対応しているか
予約システムを選ぶを選ぶ際に、オンライン決済に対応しているかは重要なポイントです。近年、クレジットカードだけでなくスマホ決済やアプリでの決済が一般的になっているため、オンライン決済に対応すれば、顧客の利便性を高められます。
オンライン決済で事前に支払を済ませておくことができれば、サービス提供前に会計ができるため、無断キャンセルや当日のドタキャンを減らせます。キャンセルになったとしてもキャンセル料を回収できるので、キャンセルによる利益損失を防ぐことが可能です。
予約と同時に会計を済ませることで、サービス利用当日に会計業務をする必要がなくなるため、顧客だけでなく従業員側の負荷を減らせます。
管理者と利用者の両方が使いやすいシステムか
予約システムを選ぶ際は、管理者と利用者の両方にとって使いやすいシステムかを確認しましょう。
シンプルかつ直感的に操作できるシステムの場合、管理者も利用者も迷うことなく効率的に操作ができるため、ストレスなく利用できます。また、予約完了までの手順が複雑な場合、利用者が途中で離脱する可能性もあります。そのため、予約完了までのステップが簡単であることが重要です。
予約の一括管理や予約情報の変更、削除が簡単に行えることで、操作する従業員の手間も減り、業務効率化に繋げられるでしょう。使いやすいシステムを導入することにより、顧客満足度の向上やスムーズな予約管理が実現できます。
予約管理システムはmincanがおすすめ！
アクティビティ事業者が予約システムを導入することにより、業務効率化や情報の一元管理など、様々なメリットを得られます。予約システムでできることを理解し、必要な機能を揃えた自社に合うシステムを導入するようにしましょう。
予約管理システムを導入する場合は、様々な機能を一元管理できるmincanがおすすめです。
mincanでは、プラン登録をすれば、予約サイトの生成が可能です。また、複数施設の同時管理や受付業務のオンライン化にも対応しています。さらに、大手じゃらんや楽天トラベルとの連携も可能です。
アクティビティ予約システムを導入する際は、便利なmincanをぜひ使ってみてください。
