あらゆる業種でIT化が進む中、ホテルや民泊といった宿泊業界でも予約のシステムをIT化する流れが高まっています。
しかし、システムの作り方や運用方法がわからず、電話予約など従来の方法を続けているという方も多いのではないでしょうか。
この記事では宿泊施設の予約システムの作り方や導入メリット、複数の宿泊予約サイトの情報を一元管理できる便利なツール「サイトコントローラー」についてもご紹介します。
煩雑な予約管理を効率化したい方、人的コストをカットして収益アップを狙いたい方はぜひ参考にしてみてください。
サイトコントローラーとは
旅行や出張の宿泊先を探す際、近年では楽天トラベルやじゃらんnet、Booking.comといった宿泊予約サイトを利用するのが一般的になりました。
宿泊施設側としてもより多くのサイトに掲載して集客を狙いたいところです。
しかし、いくつものサイトを同時に管理するのは手間がかかるだけでなく、ダブルブッキングなどのトラブルが起きることも考えられます。
そこで、複数の宿泊予約サイトの在庫状況を一元管理できるのがサイトコントローラーです。
自社サイトや各宿泊予約サイト、ホテル管理システム（PMS）などと連携し、管理業務を効率化できます。
手書きの帳簿やExcelで管理するのに比べて入力ミスや抜け漏れを防ぐことができ、修正やチェック作業にかかる時間も削減できます。
かつては特定の端末にダウンロードして使うインストール型もありましたが、最近ではクラウド型が主流です。
インターネット環境さえあればどこでも利用でき、専用端末を用意しなくても手持ちのパソコンやタブレットがそのまま使えます。
サイトコントローラーでできること
在庫や料金の管理
サイトコントローラーの代表的な機能は、宿泊予約サイトや自社サイトで販売している在庫状況の管理です。
それぞれのサイトの残室数を一元管理でき、ダブルブッキングや機会損失を防ぐことができます。
宿泊プランや料金ランクの設定も一括で設定でき、手入力に比べて大幅に作業を効率化できます。
料金ランクの設定
適切な料金設定のためには、曜日やシーズンなどさまざまな要素を考慮する必要があります。
サイトコントローラーがあれば、長期休暇や周辺でのイベント開催時など需要の多い時期には料金を高く、逆に平日など需要が少ない時期は安くするといったように適切に料金ランクを設定できます。
予約管理
今予約が入っている日時や宿泊プラン、宿泊者の情報などを一覧で確認できます。
サイトコントローラーは複数の宿泊予約サイトを一括管理できるため、掲載するサイトを増やしても管理の手間は変わりません。
データ分析
サイトコントローラーは予約管理だけでなく、データ分析にも役立ちます。
部屋のタイプや宿泊プランごとの販売実績をグラフ化したり、CSV形式でダウンロードしたりできます。
予約システムを導入するべき5つの理由
「サイトコントローラーを使えば予約業務が効率化できるのはわかったけれど、まだ予約システムの導入には踏み切れない」という方も多いかもしれません。
しかしサイトコントローラーを初めとするITツールを取り入れることは、効率化だけでなくさまざまなメリットがあります。
予約システムの導入について、具体的な5つの観点からお伝えします。
管理業務を効率化できる
予約管理においては宿泊者情報や利用プラン、施設側の空き情報などさまざまな情報を把握しておく必要があります。
紙の台帳やExcelなどを使用して管理している場合入力作業やミスがあった場合の修正作業、複数のスタッフによるチェック作業など膨大な手間がかかってしまいます。
一方、予約システムをIT化することで情報の管理を自動化できるため、入力にかかる手間を大幅に減らすことができます。また、修正やチェックにかかる人的リソースも削減できます。
スタッフの負担を軽減できる
予約システムを導入することは、スタッフの負担軽減にもつながります。
電話やメールでの予約対応、紙の台帳やExcelへの予約情報の記入など、すべて手作業で行っていると時間がかかり、ミスも生じやすくなります。
こうした作業を自動化することで時間と労力の余裕が生まれ、そのぶん顧客対応やサービス開発など、本来注力したい業務にリソースを割くことができます。
予約の機会損失を抑えて見込み客を逃さない
予約システムを利用することは、宿泊施設側だけでなく宿泊客にとってもメリットがあります。
電話やメールのみで予約を受け付けている場合、スタッフの不在時は対応ができず、本来得られたはずの見込み客を逃してしまう可能性があります。
一方予約システムを導入すれば、自社サイトや各宿泊予約サイトから24時間365日いつでも予約を受け付けることができるため、機会損失の心配がありません。
サイトコントローラーには在庫の調整機能があり、各サイトの販売状況に応じて適切に在庫を割り振ることができます。
そのため、実際には空室があるにもかかわらず満室と表示されて予約ができないという事態も避けられるので安心です。
ヒューマンエラーやトラブルを回避できる
手作業で予約管理を行っていると、入力ミスや処理の抜け漏れといったヒューマンエラーが起きがちです。
宿泊予約サイトを使うにしても、複数のサイトの販売状況を常に管理しておくことは現実的に困難でしょう。
そこでサイトコントローラーやPMSを導入すれば入力を自動化でき、各販売先の在庫がリアルタイムで反映されるため、より早く正確な処理ができます。
そのためダブルブッキングなどのトラブルも回避できます。
顧客管理とデータ分析がサービス向上につながる
予約システムは顧客情報の管理にも役立ちます。
宿泊日時やプランといった基本情報のほか、アレルギー対応の有無や食事の好みなど顧客個人に関する情報も入力しておけます。
その顧客が再び訪れたとき、より細やかなサービスを提供できるため、満足度が高まるでしょう。
また、前回担当したスタッフが不在でも、システム上で情報共有ができるため別のスタッフが対応できます。
予約システムの作り方4パターン
サイトコントローラーやPMSを使った予約システムの作り方は、以下の4パターンがあります。
- SaaS型予約システムを導入する
- WordPressのプラグインを使う
- プログラミングで自社開発する
- 外部のWeb開発会社に依頼する
それぞれの作り方によってかかる費用や必要なスキルが異なります。
自社に合った作り方を選びましょう。
SaaS型予約システムを導入する
SaaS（Software as a Service）とは、インターネットを経由してクラウド上のソフトウェアを使用できるサービスです。
SaaS型の予約システムでは必要な機能がひととおり網羅されており、価格も比較的安価のため導入しやすい方法といえます。
専用の端末を必要とせず、インターネット環境があればいつでも利用できるのもメリットです。
サポート体制が整っているため、予約システムに不慣れな方でも安心です。
SaaS型の予約システムはどんな人でも使いやすいよう汎用的に作られていますが、使える機能や管理権限の仕組みなどはサービスごとに異なるため、自社に合うものを比較検討して選びましょう。
既存のソフトウェアを利用するため、比較的簡単に予約システムを導入できるのがメリットですが、そのぶんカスタマイズ性が低いことは考慮する必要があります。
必要最低限の機能で十分なので手軽に導入したい、予約システムを作る技術や時間の余裕がないといった場合は、SaaS型の予約システムが最適といえるでしょう。
WordPressのプラグインを使う
自社のWebサイトをWordPressで作っている場合は、WordPressのプラグインで予約システムを構築することもできます。
プラグインとは、既存の機能だけでは補えない便利な機能を追加してサイトをカスタマイズするためのソフトウェアです。
多くのプラグインは無償で使用できるため、費用を抑えながら必要最低限の予約システムを作りたい場合におすすめの方法です。
ただし、自社のニーズに合ったプラグインを探して稼働させるまでの手間がかかることや、WordPressのテーマと相性が悪いプラグインを導入してしまうとサイトに不具合が起きる可能性があることは考慮しましょう。
また無料版では機能が限られていることが多く、より充実した機能が必要な場合は有料版を購入する必要があります。
プログラミングで自社開発する
プログラミングの知識があれば、予約システムを自社で開発することもできます。
SaaS型のシステムやWordPressのプラグインのように機能の制限を受けず、独自の予約システムを構築したい場合に考えられる方法です。
システム構築にはプログラミング言語、マークアップ言語の知識が必要になります。
自社開発のメリットは、必要な機能だけを搭載して不要な機能は省き、思い通りの予約システムが作れるところです。
デメリットとしては、一からプログラムを構築するため時間がかかることと、既存のシステムを利用するのにくらべて多額の費用がかかることです。
資金と準備期間に余裕がある場合のみ有効な手段といえます。
外部のWeb開発会社に依頼する
1から予約システムを作るもうひとつの手段は、外部のWeb制作会社に依頼することです。
専門家に任せるので、自社開発に比べてハイクオリティな予約システムが作れます。
既存の予約システムではまかなえない複雑なメニュー設定をしたい場合におすすめです。
外部のWeb制作会社に依頼するには、パッケージ製品から自社に合わせてカスタマイズする方法と、1から開発を行う方法の2通りがあります。
要件定義書を作成→想定される工数と開発期間をもとに見積もりを算出→システム設計→動作確認テスト→納品といったようにやるべきことが多く、導入まで数か月かかることが多いようです。
費用面も数十万円から数百万円と高額になるため、予約システムの開発によって得られる収益との費用対効果を十分に検討する必要があります。
サイトコントローラーはmincanがおすすめ
民泊やゲストハウスを運営している場合、スタッフの数が限られていてプログラミングの技術がなかったり、外部の会社に依頼して1からシステムを作るほど時間をかけられなかったりするケースも多いでしょう。
その場合は、最初から必要な機能を網羅していてサポート体制も手厚いSaaS型の予約システムがおすすめです。
中でもmincanは予約管理から清掃管理まで、宿泊施設の運営に欠かせない機能が一通りそろっているため、管理業務を簡素化し時間のゆとりを生み出します。
必要な情報を1画面に集約
予約管理や在庫管理などの情報を1画面に集約しているため、情報の把握にかかる手間を削減できます。
さらに食事メニューやスタッフのシフト管理も搭載しているため、宿泊施設の運営に必要な情報をmincanだけで一括管理できます。
楽天・じゃらんなどの予約サイトとの在庫連動をシステム搭載しているほか、既存のサイトコントローラを活用した連携もサポート。（※ねっぱん！と接続予定）
統計情報からデータ分析を行い、顧客へのダイレクトマーケティングに活かすことも可能です。
1つの管理画面で複数の施設を一括管理できるので、1棟を1部屋として考える簡易宿泊所やドミトリータイプの運営にも対応しています。
操作性に優れたデザイン
自社予約システムとサイトコントローラーによる在庫管理を1つのシステムに集約。
簡単に操作できるデザインで、初めて予約システムを導入する方でも安心です。
独自の予約サイトが使える
プラン登録すると、予約サイトが自動で生成されます。
これまで電話やメールのみで予約を受け付けていた宿泊施設でも、簡単にWeb予約を導入できます。
まとめ
サイトコントローラーやPMSといった予約システムを導入するメリット、予約システムの作り方をご紹介しました。
予約システムを導入することにより管理業務を効率化できるだけでなく、スタッフの負担軽減や顧客へのサービス向上も期待できます。
1からシステムを開発するほどの費用はかけられない、簡単に導入できる方法で始めたいという方には、SaaS型の予約システムがおすすめです。
mincanはサイトコントローラー機能からフロント業務まで、宿泊施設の運営に必要な機能をすべて備えたワンストップ・ソリューションを提供します。
お問い合わせから最短10日で利用開始が可能です。電話またはメールで、お気軽にお問合せください。
