PMSとは？ホテル管理システムを導入すべき理由と選び方を解説！

2023 3/18

2023年2月28日 2023年3月18日

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PMSとは、ホテル管理システムのことで宿泊施設の業務効率化を図る上で欠かせません。チェックイン・アウトの業務や施設の予約状況の管理を人が管理していることで、人的ミスや管理業務にかけるコストがかかってしまい、売上アップや宣伝などにコストをかけられない宿泊施設も少なくないです。

PMS(ホテル管理システム)の導入によって、人的ミスを減らし管理業務を自動化し、施設のデータ分析など戦略的なところにも時間をかけられるようになります。

そこで今回は、PMS(ホテル管理システム)を導入すべき理由と選び方、厳選3社のサービスを徹底解説していきます。どのサービスを導入すべきか、あるいはそもそも導入する必要性があるのかを検討している場合には、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

PMSとは？ホテル管理システムの機能

PMSとは、Property Management Systemの頭文字を取った言葉で、ホテル管理システムのことを指します。施設内の従業員不足や人的ミスといった業務に対する課題を解消するために、PMS(ホテル管理システム)を利用することが方法のひとつに挙げられます。

具体的には、PMS(ホテル管理システム)を導入することで下記の業務を自動化・業務効率化することが可能です。

予約管理：予約情報や残室状況の見える化、登録内容の変更など
顧客管理：一度宿泊した顧客の情報を登録・管理
フロント業務支援：チェックイン・アウトといった業務を自動化・効率化
施設管理：会場・施設の予約や空き状況をひと目で把握できる
売掛管理：売掛金の台帳管理や入金処理、残高の確認などができる
会計：売上の登録やチェックアウト処理を行う機能
分析：売上や予約などの情報をもとに統計分析を行う

PMS(ホテル管理システム)は、管理すべき情報を一元管理してくれるので、従業員同士の情報の共有漏れを防ぐことも期待できます。

PMS｜ホテル管理システムの導入で解決できること

しかしそもそも、導入するべきか迷っていたり、導入のメリットがわからなかったりするケースも多いかと思います。PMS(ホテル管理システム)を導入をすることで、人的ミスの削減や管理業務の負担を軽減することができます。

具体的には、PMS(ホテル管理システム)を導入することで解決できることは下記の2つです。

予約のダブルブッキング
管理業務の削減

PMS(ホテル管理システム)を活用することは、フロント業務の課題解決につながっていくでしょう。ここからは2つのメリットについて解説していきます。

予約のダブルブッキング

人的ミスによって、施設の機会損失につながるのが予約のダブルブッキングです。しかし、PMS(ホテル管理システム)とサイトコントローラを連携させることで電話予約やメール予約、自社サイト、さらに宿泊予約サイトの情報を一元管理することができるため、予約のダブルブッキングを防止することができます。

PMS(ホテル管理システム)の導入で、予約業務を自動化することは業務コストの削減だけでなく、人的ミスを減らしていく効果も期待できるのです。

管理業務の削減

現在、予約管理を手書きで台帳に記入したり、PCで入力したりしている場合には、PMS(ホテル管理システム)を導入することで業務を大幅に削減することが期待できます。

PMS(ホテル管理システム)によって、顧客情報の管理や予約の受付が自動化できれば、フロント業務の負担を減らすことができるので、宿泊施設の人手不足の課題解消にもつながるでしょう。

また、PMS(ホテル管理システム)を導入することで、空室確認や予約状況の問い合わせなどの自動化も可能です。自動受付により、顧客は24時間いつでも予約することができるようになり、時間を問わずいつでも顧客からの予約受付ができます。

PMS｜ホテル管理システムの選び方

ここまで、PMS(ホテル管理システム)を導入することで解決できることについて詳しく解説してきました。PMS(ホテル管理システム)を導入したいと思ってもサービスは数多くあるため、施設にあったPMS(ホテル管理システム)の選び方に迷う方も少なくありません。

迷ったときは、下記の4つのポイントを押さえながら選ぶのがおすすめです。現在抱えている業務課題を改善していくには、マッチした機能を備えるPMS(ホテル管理システム)を見つける必要があります。

また、近年ではインターネットに接続するだけでサービスを利用できるクラウド型のPMS(ホテル管理システム)がトレンドです。導入時間や費用を抑えたい、利便性を重視したいという場合なら、クラウド型のPMS(ホテル管理システム)を選ぶと良いでしょう。

宿泊施設の規模に合っているか？
対応しているサイトコントローラーの確認
外部連携の有無
予約や顧客のデータ分析はできるか？

ここからは、PMS(ホテル管理システム)を選ぶときのポイントについて詳しく解説していきます。

宿泊施設の規模に合っているか？

はじめに宿泊施設は下記の3つに分類できます。

大規模施設：100室以上のホテルや旅館
中小規模施設：100室以下の旅館、民宿、ペンション、ゲストハウス
ビジネスホテル：ビジネス利用者向け、安価な価格設定

室数に応じてPMS(ホテル管理システム)における価格が変動するサービスも少なくありません。そのため、自社の施設規模にあったサービスであるかどうかは必ずチェックするべき項目です。室数以上のプランを利用しないように注意しましょう。

また、ビジネスホテルであればリピーター向けの管理機能やコスパの良さを訴求できるサービスがあるPMS(ホテル管理システム)を選ぶのがおすすめです。

対応しているサイトコントローラーの確認

サイトコントローラーとは、自社サイトや楽天トラベル、じゃらんnetといった複数の宿泊予約サイトを一括で管理できるオンラインサービスのことです。

サイトコントローラーが連携しているPMS(ホテル管理システム)を利用することで、業務の効率化だけでなく、予約管理を無人化することができたり予約のダブルブッキングを防いだりすることが可能です。

これから、PMS(ホテル管理システム)の導入を検討しているならサイトコントローラーとの連携しているものを選ぶのはマストといえます。

外部連携の有無

導入するPMS(ホテル管理システム)が、チェックイン業務や清算業務、スマートキーなどの外部機器との連携ができるかどうかで、業務効率化の幅は大きく変わります。

例えば、フロント業務を完全無人化にするためには、チェックインやチェックアウトのときに鍵の受け渡しや清算の自動化も必要です。PMS(ホテル管理システム)の導入だけでは完全無人化にすることはできません。

自動チェックイン機やタブレットとの連携ができるかどうかは必ずチェックしておきましょう。

予約や顧客のデータ分析はできるか？

PMS(ホテル管理システム)自体に予約や顧客のデータ分析機能が備わっているものも多くあります。データ分析の機能があれば、業務効率化を図りながら、一元管理している顧客情報をもとに戦略を立てることができるようになるため、売上アップも期待できます。

PMS(ホテル管理システム)で選ぶ際には、データ分析に必要なデータを元にグラフ化したりCSV化したりできるかも確認しておくと良いです。

PMS｜ホテル管理システム厳選3社を比較

最後に、PMS(ホテル管理システム)を提供している会社を厳選して3社ご紹介します。それぞれ特徴や機能は異なるため、選ぶ際のポイントを押さえながら、必要とする機能が備わっているのかをチェックしていきましょう。

mincan
HOTEL SMART(ホテルスマート)
AirHost PMS(エアホストピーエムエス)

mincan

「mincan」は施設のフロントで行う予約管理やチェックイン、顧客向け予約ページの作成、サイトコントローラーとの連携まですべての機能が含まれているクラウドサービス型のPMS(ホテル管理システム)です。機能が豊富であるため顧客管理やスタッフ、清掃管理などすべての情報を集約できるのも魅力のひとつに挙げられます。

また、楽天トラベルやじゃらんなどのサイトと標準価格で連動できます。

mincanが提供している主な機能は下記の通りです。

施設管理
掃除管理
入出金管理
予約サイト生成
チェックイン
他サイト在庫連動

他にも、mincanならではのポイントとして、下記の3つが挙げられます。

感覚的に操作できる
予約サイトの生成
チェックインのオンライン化

それぞれ、詳しく解説していきます。

感覚的に操作できる

誰でも簡単にできるデザイン性は魅力のひとつ。

シンプルな操作性のPMS(ホテル管理システム)を導入することは、マニュアルの作成や担当者の人材育成にかかるコストの削減にもつながるでしょう。

予約サイトの生成

予約を電話やメールのみで対応していた宿泊施設でも、宿泊施設のホームページ内に予約ページを作ることが可能です。

予約ページを作ることで、販売チャネルを増やすだけでなく、機会損失を減らすことにも期待できます。

チェックインのオンライン化

mincanの導入によって、チェックイン時の手続きのオンライン・ペーパーレス化を実現できます。オンライン化することで、受付業務の省人化ができます。

予約時のQRコードあるいは、予約番号の読み込みだけで鍵の受け渡しも可能です。フロントの無人化を目指している宿泊施設にとっては特に嬉しい機能のひとつに挙げられます。

HOTEL SMART(ホテルスマート)

「HOTEL SMART」は、宿泊施設の規模や運営の形態を問わずに導入できるクラウド型のPMS(ホテル管理システム)です。シティホテル、ビジネスホテルからリゾートホテルや旅館まで幅広い施設で導入されており、HOTEL SMARTは800施設での導入実績があります。

モバイルチェックイン機能もあるため、業務効率化・省人化に課題を感じている施設には特におすすめです。また、一般的なPMS(ホテル管理システム)は業務効率化のために用いられますが、HOTEL SMARTは売上アップにつながる機能まで搭載されています。

HOTEL SMARTが提供している主な機能は下記の通りです。

予約情報・顧客情報の一元管理
清掃管理
モバイルチェックイン機能
売上アップ機能
レポート機能

予約情報・顧客情報の一元管理	複数物件の予約情報も1つのシステムで一元管理が可能。、複数の予約経路から予約された宿泊者の情報も統合し、宿泊者リストとして保管できる。各種データはCSV形式で出力可能。
清掃管理	施設の清掃に関する一連の業務を一元管理できる。清掃状況の管理だけでなく、清掃員のアサインから清掃後の報告まで受け付けることが可能。清掃報告はシステムで紐付けされているため、清掃費も自動で集計。
モバイルチェックイン機能	ゲスト宛に事前に送付したマイページから宿泊者台帳を取得し、当日はQRコードをかざすだけでチェックインが可能。スマートロック・キーボックスやカードキーとの連携で、鍵の受け渡しまで非対面で完了させることも可能。
売上アップ機能	ルームグレードアップ・アクティビティ・アメニティーなどのオプションの販売・自社公式SNSとの連携・宿泊後のメルマガ配信などの機能を搭載。
レポート機能	各施設・部屋ごとの売上、OTA別予約状況、などの集計ができる。部屋ごとに稼働率や客単価、売上を自動で計算。

さらに、サーバー構築や保守メンテナンスを自社で行う必要がないのも常に最新の状態を維持できる嬉しいポイントに挙げられます。

AirHost PMS(エアホストピーエムエス)

「AirHost PMS」は、ホテル業務の無人・省人化に役立つPMS(ホテル管理システム)です。ルーティンワークを完全自動化することにより、業務負担の削減を期待できます。

Bookig.comやるるぶトラベルといった国内外の主要なOTA・サイトコントローラーとも連携しており、国内外10社以上と接続することが可能です。すでにサイトコントローラーを導入している宿泊施設であっても、連携先が多いため安心して導入できます。

AirHost PMSが提供している、業務の自動化に関する主な機能は下記の通りです。

自動メッセージ / 一括管理
自動部屋割り
決済サービス連携
スマートロック連携
チェックイン・チェックアウト管理
清掃管理

自動メッセージ / 一括管理	10種類の自動メッセージ送信を運用に合わせて設定することが可能。多言語対応しているため、海外からの旅行客の予約もできる。
自動部屋割り	部屋割りを自動で最適化。手動操作、特定予約の固定もできる。運用に合わせて細かな設定ができるのも嬉しいポイント。
決済サービス連携	決済サービスとの自動連携で Booking.com や自社サイトからのオーソリ・決済を自動化。
スマートロック連携	スマートロック・Bluetooth キー等、多数ベンダーとAPI接続ができる。滞在期間に合わせて、セキュリティの高い鍵渡しを完全自動化。宿泊者へ自動通知もできる。
チェックイン・チェックアウト管理	チェックイン・アウトといった宿泊者の予約情報・支払状況・チェックイン状態などを一覧で管理することができる。
清掃管理	カレンダー上で清掃スケジュールを管理でき、清掃員や業者の管理を自動化。清掃担当者へのスケジュール通知も自動で送ることが可能。

他にも、収支・分析レポート機能や複数物件の管理も備えているので、フロント業務の効率化だけでなく戦略的な分析に活用することができます。