予約管理や空室状況の把握、お客様からの予約受付など、フロント業務は多岐に渡ります。このような煩雑なフロント業務を効率化するためには、ホテル予約システムの導入がおすすめです。
ホテル予約システムは、お客様の予約管理をできるだけでなく、宿泊施設の運営にとって欠かせない業務を一元管理できるツールです。
今回は、おすすめのホテル予約システムを紹介するとともに、メリットや選び方を解説します。ホテル予約システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ホテル予約システムとは
ホテル予約システムは、宿泊施設におけるフロント業務を一元管理できるシステムです。Property Management Systemの略称で、PMSと呼ばれることもあります。
ホテル予約システムを導入することで今まで手作業で行っていた業務を自動化し、フロントの業務負担の軽減が可能です。現在は、宿泊施設の規模や使い方によってさまざまなシステムが販売されており、宿泊施設の管理に必要な機能が備わっています。
より効率的なフロント業務を実現するためには、宿泊施設の業務フローや規模に合わせて、適切なホテル予約システムの選定が重要です。
ホテル予約システムの機能
ホテル予約システムは、主に以下のような情報を一元管理できる機能を有しています。
- 施設管理
- プラン管理
- 予約管理
- 部屋割り管理
- 顧客管理
- 入金管理
- 清掃管理
- サイトコントローラー&外接API連携
いずれの機能も、宿泊施設の運営には欠かせない業務となっており、抜け漏れなく管理しなければなりません。
これらの管理業務を手作業で管理するとなると、時間や人員などの多くのリソースが必要となり、フロント業務の負担になることも考えられます。また、帳簿や紙書類の管理など、人為的なミスが発生する原因にもなります。
ホテル予約システムは、これらの業務を自動化し、一元的に管理することが可能です。各機能が相互に機能しており、空室状況を変更することで、自動的に予約サイトに空室を反映させるなど、手動での作業を減らせるメリットもあります。
つまり、ホテル予約システムは、宿泊施設の管理業務を1つにまとめられるツールといえます。
宿泊予約システムを導入するメリット
宿泊予約システムを導入することで、管理業務に関する大きなメリットが得られます。ここでは、宿泊予約システムを導入することで得られるメリットを4つのポイントで解説します。
メリット1：予約業務をの効率化
ホテル予約システムを導入する最大のメリットは、宿泊施設の管理を一元化することで業務の効率化を図れる点です。
宿泊施設における予約管理は、お客様の宿泊情報を把握したうえで、ホテルの運営状況と照らし合わせた的確な管理が必要です。万が一、管理業務が正しく管理できなければ、ダブルブッキングやオーバーブッキングといった重大なミスに繋がる可能性があります。
ホテル予約システムでは、宿泊施設で必要な管理業務を一元的に管理できます。
例えば、予約サイトとホテルの空室状況を紐づけることで、お客様によりリアルタイムで客室を提案可能です。また、台帳や管理表などの手作業で管理していたものを自動化することで、人為的なミスを減らす効果も期待できます。
フロントの業務を効率化し、負担を減らしながらより正確な管理ができるようになることは、ホテル管理システムの最大の利点です。
宿泊施設の管理業務に課題を感じている場合は、ホテル予約システムの導入を検討してみましょう。
メリット2：顧客管理システムとしてマーケティングに活用
ホテル管理システムには、顧客情報の管理機能を有しているものもあります。これらの顧客情報を活用することで、マーケティングに活用できる点もメリットです。
ホテル予約システムでの顧客情報においては、お客様に関する細かい情報を記録しておけます。顧客情報として、お客様がどこから来訪されるのか、アレルギーの有無、誕生日などを記録しておくことで、より質の良いサービスを提供することが可能です。
例えば、アレルギー情報を把握したうえで、お客様に合わせた食事を提供することなどが挙げられます。また、誕生日にあわせて特別なご案内を送付することで、お客様のリピートを促す施策を展開するなど、マーケティングに活用できることもポイントです。
さらに、宿泊者の情報を数値的にまとめることで、宿泊施設の経営方針の決定にも役立ちます。宿泊者の人数構成やどの地域から多く来訪しているのか、宿泊が多くなる時期や閑散期、どのグレードの部屋が最も人気なのかなど、さまざまな情報を数値化できます。
宿泊施設の運営を感覚や直観でに頼らず、数値に基づいた運営を行うことで、より安定した経営が可能となるでしょう。
メリット3：予約状況のリアルタイム反映で機会損失を防止
ホテル予約システムを導入した場合、管理機能や外部システムを連携することで、空室情報などをリアルタイムで管理できるようになります。とくに、ホテル予約システムとサイトコントローラーを連携することで、予約サイトに最新の空室情報の掲載できる点は、機会損失を防止する観点から非常に重要です。
予約サイトの管理を手作業で行う場合は、宿泊施設の空室状況の更新、予約サイトの空室状況の更新を別作業として行わなければなりません。そこで、ホテル予約システムを導入することですべての作業を一元化し、空室情報を更新することで自動的に予約サイトの空室状況を反映できるようになります。
空室状況の変更をすぐに予約サイトに反映できるため、ダブルブッキングなどのリスクを回避しつつ、機会損失を防止できる点がポイントです。また、宿泊予約サイトからの予約であっても、24時間受付を管理できるようになり、よりタイムロスなく予約サイトの空室管理ができます。
OTAなどのインターネット予約のメリットを活用したい場合は、ホテル予約システムの導入がおすすめです。
メリット4：ポータルサイトの掲載料を節約できる
ホテル予約システムを導入することでホテルの直接予約を推進し、OTAなどへの掲載料を節約する効果も期待できます。
OTAは、ホテルの情報を無料で掲載できる便利なサービスです。宿泊施設の情報をOTAに掲載し、お客様が予約するための窓口を増やすことでより多くの宿泊者を獲得できます。
しかし、OTA経由での予約の場合は、宿泊料金に対して3～20%の手数料が発生することに注意が必要です。OTAごとに設定されている手数料は異なりますが、ホテルとお客様で直接予約のやり取りをする場合に比べると、利益が少なくなってしまいます。
そのため、ホテル予約システムを活用することで、ホテルの直接予約の割合を増やし、脱OTAを図る動きも見られます。ホテル予約システムのなかには、自社の予約ページを作成・管理できる機能を有するサービスもあり、サイトの作成から予約管理までを一元化できる点もポイントです。
宿泊予約システムを選ぶコツ
ホテル予約システムは、宿泊施設の規模や使いたい機能に合わせてさまざまなサービスが提供されています。管理業務の一元化や自動化で、効率的なフロント業務を実現できるホテル予約システムですが、施設にあったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、ホテル予約システムを選ぶ際のポイントについて解説します。
1.必要となる機能を決める
ホテル予約システムを選ぶ際は、どの機能を優先させるかに注目しましょう。
例えば、OTAを活用しながらホテル予約を受け付けるのか、ホテルとの直接予約の割合を増やしていくのかによって、ホテル予約システムで重視すべき機能が変わります。
OTAを活用しながらホテル予約を受け付ける場合は、より多くのOTAと連携できるシステムを選ぶことがポイントの1つです。脱OTAでホテルの直接予約に注力していく場合は、すでに所有している予約サイトとスムーズに連携できるシステムを選ぶ、もしくはホテルの予約サイトを自体をシステム上で制作できるものを選ぶと良いでしょう。
また、ホテル予約システムによっては、どれくらいの宿泊施設の規模に対応できるかも決まっています。大規模宿泊施設に対応してているシステムを利用すれば、ほとんどの宿泊施設に対応できますが、なかには小規模な宿泊施設のために作られたシステムも存在します。
ホテル予約システムの用途をしっかりと決めたうえで、施設の規模にあったシステムを導入することがおすすめです。
2.同じような形態の宿泊施設での導入事例をチェックする
ホテル予約システムを導入する際は、他社での導入事例をチェックし、自社と同じような規模や業態の施設でシステムが上手く機能しているのかを確認しましょう。
導入事例は、ホテル予約システムの機能が、宿泊施設で実現したいことを達成できるのかを見極めるポイントにもなります。
ホテル予約システムのホームページなどで、導入事例を公開していますので、検討する際は必ずチェックしてみましょう。ホームページに導入事例が公開されていない場合は、システムの制作会社に問い合わせをしてみることがおすすめです。
おすすめの宿泊予約システム5選
ここからは、おすすめのホテル予約システムを5つ紹介します。ホテル予約システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
1.mincan
「mincan」は宿泊施設の管理に必要なすべての機能を搭載した、クラウド型のホテル予約システムです。施設や清掃状況などの宿泊施設に関する業務から、プランや部屋割り、入金状況など予約に関する管理機能が備わっており、1つですべての機能を一元管理ができます。
また、システムのデザインもシンプルで感覚的に操作できるようになっており、誰でも扱いやすい利便性も特徴です。プラン登録をすることで独自の予約サイトの作成も可能となっており、Webからの予約者を増やしたい場合にも活用できます。
さらに、タブレット端末を利用することで、チェックイン作業のペーパーレス化にも対応しており、フロント業務における書類作業を効率化できる点もポイントです。
すべての機能がオールインワンで整うため、ホテル予約システムの導入を検討されている方にはぴったりなシステムといえます。
2.RESERVA
サロンやイベント、病院などの幅広い予約業務に対応するクラウド型予約システム「RESERVA」は、宿泊施設にも活用できるサービスです。
約20万社以上の事業者が利用しており、フリープランであれば無料で利用できます。宿泊予約の管理はもちろん、メールマガジンの配信機能や予約件数を視覚的に表示できる情報分析機能が備わっており、マーケティングへの転用できる点がポイントです。
また、スマホやタブレットでの操作もできるため、導入のハードルが低いことも特徴です。外国語対応や海外通貨での支払いができるなど、訪日客向けの予約サービスも展開しています。
追加で利用できるサポート機能も充実しており、さまざまな規模や業態の宿泊施設に対応できる点が評価されています。
3.予約プロプラス
「予約プロプラス」は、集客機能に特徴があるホテル予約システムです。
予約サイトのUI/UXを改善することで、よりお客様がよりスムーズに予約しやすいサイトを構築するなど、単に予約管理だけで終わらないサービスを提供しています。また、リピーターの獲得を目的とした顧客管理機能が充実しており、メルマガの配信や口コミの管理ができるようになっています。
多言語対応やQRコードを使った無人チェックインなどにも対応でき、ホテルのフロント業務で叶えたい業務効率化に向けて、幅広い機能でサポートしてくれる点もポイントです。
4.宿シス
「宿シス」は、中小規模向けのホテル予約システムを提供しているサービスです。とくに部屋数が30室未満の事業者が多く利用しており、宿泊や日帰りの予約管理に利用されています。
余計な機能はつけずに、シンプルに宿泊予約とホテルの業務管理ができるようになっており、初期費用などの負担を抑えられることがポイントです。
機能の追加など、細かい部分に対応できないこともありますが、システム導入にかかる費用を抑えたいという方におすすめできるツールとなっています。
5.SelectType
「SelectType」は、テンプレートを選ぶだけで簡単に予約サイトがセットアップができるホテル予約システムです。
決まったテンプレートが用意されているものの、テキストやボタン、背景画像などの細かい設定はかなり充実しており、オリジナルなサイトを制作できます。また、予約システムで行う業務を複数名で分担できたり、イベント管理システムなどの業務サポートツールも充実しています。
簡単に予約ページが作成できるうえ、管理機能が充実しているので、宿泊施設以外にも観光地やスクール、サロンなどでも活用されています。
宿泊予約システムで効率的な運営を
ホテル予約システムは、フロント業務の効率化に欠かせないツールです。
従業員の業務負担を減らすことで、よりお客様へのサービス提供に注力できるようになります。また、リアルタイムな空室状況の反映や、顧客情報の管理によるマーケティングの展開など、幅広い用途でも利用ができます。
業務改善に課題を感じている方は、ぜひホテル予約システムの導入を検討してみましょう。
mincanでは、宿泊施設の運営に関わるすべての情報を一括管理できる予約システムを提供しています。導入資料をご用意していますので、詳細はお気軽にお問い合わせください。
